9.1. Módulo contable en Fierro

9.1.1. Introducción

El módulo contable de Fierro permite llevar la contabilidad on-line. Además de las características comunes de los sistemas contables (libros contables, plan de cuentas, centros de costos, etc.), posee la misma integración que todos los módulos de Fierro, brindando la gran facilidad de operación, navegación de los datos e intuición.

Uno de los objetivos en el diseño del módulo es que su implementación no modifique la operación habitual del sistema ni que requiera conocimientos específicos de los operadores, sino que por el contrario la información contable se vaya generando automáticamente por detrás en base a reglas preconfiguradas.

9.1.2. Características

9.1.2.1. Online

En cada operación que se realiza en el sistema (facturas, pagos, etc.), se genera automáticamente el correspondiente asiento contable. Técnicamente, ambas operaciones se generan en una única transacción, por lo tanto se genera el documento con su asiento y en caso de falla, no se genera ninguno de los dos. Este mecanismo asegura la integridad entre los datos de gestión y los asientos contables.

9.1.2.2. Transparente

Para el usuario que opera el sistema, el hecho de que se estén generando los asientos contables mientras genera operaciones no implica ningún cambio en su forma de trabajo, ya que el sistema no solicita ninguna intervención para generar el respectivo asiento. El asiento se generará de acuerdo a la parametrización realizada de antemano en el sistema.

9.1.2.3. Múltiples libros

Cada asiento se genera en un libro contable cargado en el sistema. En algunas empresas generan todos los asientos en un único libro, denominado libro diario. En otras empresas, la mayoría, no desean tener un libro diario tan extenso (considerar que por cada factura de venta se genera un asiento). En estos casos, se crean varios libros, por ejemplo, el libro de compras, de ventas y el diario. De esta forma, cada asiento se genera en su respectivo libro y con la frecuencia deseada, se resumen los asientos de un libro en otro. Por ejemplo, las ventas se pueden generar en el libro de ventas y mensualmente se genera un asiento resumen en el libro diario. De esta forma, el libro diario queda más pequeño y el detalle de las ventas se conserva en el libro de ventas.

9.1.2.4. Regeneración de asientos

El sistema brinda la posibilidad de volver a generar los asientos existentes. Con este mecanismo, pueden realizarse cambios en la lógica de la generación de asientos o en la estructura del plan de cuentas y luego volver a generar todos los asientos. La regeneración de asientos permite trabajar con la tranquilidad de saber que durante la puesta a punto de la contabilidad, se pueden ajustar los parámetros y volver a generar la misma hasta asegurarse que se realiza en forma correcta. Así mismo, se puede comenzar a trabajar con Fierro sin el módulo contable y en algún momento implementarlo. Se podrá regenerar la contabilidad en los datos ya cargados.

9.1.3. Puesta en marcha

La puesta en marcha del módulo contable implica un trabajo en conjunto entre el equipo de Lambda Sistemas y el responsable contable de la empresa. En una primera instancia, se relevarán las características de la contabilidad de la empresa, se configurará el sistema y luego el responsable contable validará que la contabilidad que se genera es acorde a sus necesidades. En todo momento, se trabajará ajustando y mejorando la generación de asientos.

9.1.3.1. Plan de cuentas

El primer paso para la puesta en marcha es incorporar a Fierro el plan de cuentas de la empresa. El responsable contable proveerá el plan en una planilla y el equipo de Lambda lo importará a Fierro para evitar la carga manual del mismo.

9.1.3.2. Adecuación de los asientos

Con la información recogida del responsable contable, el equipo de Lambda programa la generación de los asientos para cada documento del sistema (facturas de venta y compras, gastos, recibos, pagos, movimientos de banco, cierres de caja y de tarjetas, etc.). Una vez realizada esta configuración, se regeneran los asientos de los documentos ya cargados en el sistema y a partir de este momento, todas las operaciones que se hagan en Fierro tendrán su asiento contable. El responsable contable de la empresa deberá monitorear que la contabilidad generada sea correcta y trabajará en conjunto con Lambda realizando los ajustes necesarios.

9.1.3.3. Otros datos necesarios

Para configurar la contabilidad, además del plan de cuentas y la lógica de generación de los asientos, es necesario definir:
  • Rango de fechas de los ejercicios contables.

  • Libros contables.

  • Cuentas a utilizar para redondeo y diferencias de arqueo