9.4. Asientos

9.4.1. Tipos de asientos

Existen distintos tipos de asientos. En esta sección se explicarán los tres tipos principales.

9.4.1.1. Asientos automáticos

Estos asientos son los que se generan automáticamente luego de generar una operación en el sistema. Por ejemplo, luego de crear una factura de ventas, el sistema genera su respectivo asiento contable.

9.4.1.2. Asientos manuales

Son los asientos ingresados manualmente por el usuario, ver ¿Cómo cargar un asiento manual?.

9.4.1.3. Asientos resumen

Estos asientos contienen la información totalizada de un conjunto de asientos de otro libro contable. Por ejemplo, se puede crear un asiento resumen de ventas en el libro diario que contenga la información de todos los asientos mensuales del libro de ventas. Ver Múltiples libros y ¿Cómo resumir asientos?.

9.4.2. Asientos de Apertura y Cierre del Ejercicio

Los asientos de apertura y cierre deben realizarse en el siguiente orden:

  • asiento de cierre de resultados (deja en cero solo las cuentas de resultado)

  • asiento de apertura (copia los saldos del ejercicio anterior al siguiente)

  • asiento de cierre final (deja en cero todas las cuentas)

9.4.2.1. Asiento de Apertura

Al iniciar un ejercicio se debe crear un asiento de apertura para indicar los saldos de las cuentas. Para el primer ejercicio gestionado en el sistema, ese asiento de apertura debe ser manual, ingresando los saldos iniciales de cada cuenta a la fecha de inicio de la contabilidad en Fierro (ver: ¿Cómo cargar un asiento manual?). Esa también debe ser la fecha del asiento y en descripción se indica que corresponde a un asiento de apertura.

En los siguientes ejercicios, el asiento de apertura se genera automáticamente desde el menú Contabilidad -> Asiento de Apertura. En la ventana de generación del asiento de apertura se selecciona:

  • Libro anterior (de qué libro toma los datos)

  • Nuevo libro (en qué libro se va a crear el asiento)

  • Descripción del asiento y sus items

  • Fecha del asiento

    ../../_images/AsientoApertura1.png

    Generación de Asiento de Apertura

9.4.2.2. Asiento de Cierre de Resultados

Al finalizar el ejercicio, se debe realizar un asiento de cierre que lleva a cero las cuentas de resultado positivo y negativo seleccionadas e ingresa en la cuenta «resultado del ejercicio» la diferencia entre el total de resultado positivo y el total de resultado negativo.

Este asiento se realiza automáticamente desde el menú Contabilidad -> Asiento de Cierre de Resultados. En la solapa de generación del Asiento de Cierre de Resultados se debe indicar:

  • Libro que se cierra

  • Cuenta de resultados negativos

  • Cuenta de resultados positivos

  • Cuenta de resultado del ejercicio

  • Descripción del asiento y sus ítems

  • Fecha del asiento

    ../../_images/AsientodeCierre1.png

    Generación de Asiento de Cierre de Resultados

Las cuentas de resultado negativo, positivo y del ejercicio deben ser seleccionas por la empresa o el contador.

Una vez generados los asientos, es posible verlos desde la consulta de asientos

9.4.2.3. Asiento de Cierre Final

Junto con el asiento de cierre de resultados, al finalizar el ejercicio debe realizarse el asiento de cierre de las cuentas patrimoniales que lleva a cero todas las cuentas patrimoniales.

Este asiento se realiza automáticamente desde el menú Contabilidad -> Asiento de Cierre Final. En la solapa de generación del Asiento de Cierre Final se debe indicar:

  • Libro que se cierra

  • Descripción del asiento

  • Descripción de los ítems

  • Fecha del asiento (debe corresponder al ejercicio que se cierra)

    ../../_images/AsientodeCierre2.png

    Generación de Asiento de Cierre Final

Una vez generados los asientos, es posible verlos desde la consulta de asientos

9.4.3. ¿Dónde visualizar los asientos?

Nota

Consulta de asientos

El sistema brinda mecanismos rápidos para acceder a la información de los asientos. Estos mecanismos son los propios de todo el sistema, por eso la utilización del módulo contable es amigable como el resto de la funcionalidad de Fierro.

9.4.3.1. Desde la consulta de cada tipo de documento

Cada asiento automático puede visualizarse desde el documento que lo originó. Por ejemplo, si desea ver el asiento que generó un recibo de cliente, debe realizar los siguientes pasos:

  1. Ir a la consulta de recibos.

  2. Buscar el recibo.

  3. Hacer click derecho sobre la vista inferior y seleccionar la vista Contabilidad. Allí se desplegará el asiento del documento seleccionado.

    ../../_images/vistaAsiento.png

    Vista Contabilidad en consulta de documentos

Todos los documentos que tienen asientos contables tienen su respectiva vista Contabilidad.

9.4.3.2. Desde la consulta de asientos

Los asientos también pueden consultarse desde la búsqueda de asientos. Para buscar asientos, realizar los siguientes pasos:

  1. Seleccionar la opción de menú Contabilidad ‣ Asientos. Se desplagará la pantalla de consulta de asientos.

    ../../_images/consultaAsientos.png

    Pantalla Consulta de asientos

  2. Allí podrá buscar los asientos por los distintos criterios ofrecidos en los filtros: rango de fechas, cuenta, libro, número, tipo y descripción.

  3. Observar en la vista del asiento el link al documento que originó el asiento: desde allí puede acceder a la vista del documento.

    ../../_images/linkAsientoDocument.png

    Link al documento

9.4.4. ¿Cuándo se generan los asientos?

Los asientos automáticos se generan cuando se crea el documento original. Por ejemplo, al cargar un gasto inmediatamente se crea su asiento.

Existen algunas excepciones a este comportamiento:

  • Órdenes de pago: el asiento correspondiente a una orden de pago no se genera cuando se crea el documento, sino cuando este se cierra.

  • Transferencias de cajas: el asiento se genera cuando se acepta la transferencia.

  • Movimientos de banco: el asiento se genera cuando se consolida el movimiento de la cuenta bancaria.

Nota

Si el documento se crea con una fecha contable que no está incluida en ningún ejercicio, el asiento correspondiente NO se crea.

9.4.5. Borrado de asientos

Nota

Integridad de los datos y borrado de asientos

Para mantener la integridad de los datos entre la contabilidad y los datos de gestión, el sistema restringe la posibilidad de borrar determinados tipos de asientos.

  • Los asientos automáticos no se pueden borrar. Si desea borrar un asiento automático, debe borrar el documento que lo generó.

  • Los asientos automáticos incluidos en un asiento resumen no se pueden borrar (caso contrario, el asiento resumen no sería consistente con la sumatoria de asientos que lo componen). Si desea borrar un asiento automático, debe borrar el asiento resumen que lo contiene y luego el documento que lo generó.

  • Los asientos manuales se pueden borrar y modificar.

  • Los asientos resumen se pueden borrar.

Para borrar un asiento realizar los siguientes pasos:

  1. Seleccionar la opción de menú Contabilidad ‣ Asientos.

  2. Buscar el asiento que desea borrar y seleccionarlo.

  3. Presionar el ícono /icons/22eliminar.png

9.4.6. ¿Cómo cargar un asiento manual?

Para cargar un asiento manual realizar los siguientes pasos:

  1. Seleccionar la opción de menú Contabilidad ‣ Asientos.

  2. Presionar el ícono /icons/22nuevo.png. Se abrirá la pantalla de creación de asientos manuales.

    ../../_images/asientoManual.png

    Pantalla Nuevo asiento

  3. Ingresar los datos del asiento:

    • Libro: libro contable donde se generará el asiento.

    • Fecha

    • Descripción: descripción del asiento

  4. Ingresar los datos de cada partida:
    • Cuenta: puede tipear el código de la cuenta y la tecla Enter o buscar la cuenta en el plan de cuentas, presionando el botón /icons/22buscar.png. Si la cuenta no está marcada como «Manual» en el plan de cuentas, no podrá generarse el asiento manual.

    • Seleccionar si la partida es débito o crédito.

    • Importe: importe de la partida.

    • Descripción: descripción de la partida.

  5. Presionar el botón Aceptar.

9.4.7. ¿Cómo modificar un asiento?

Nota

Modificación de asientos Los únicos asientos que se pueden modificar son los manuales.

Para modificar un asiento manual realizar los siguientes pasos:

  1. Seleccionar la opción de menú Contabilidad ‣ Asientos.

  2. Buscar el asiento que desea modificar y seleccionarlo.

  3. Presionar el ícono /icons/22editar.png. Se abrirá la pantalla con el asiento para modificar.

  4. Realizar los cambios y presionar el botón Aceptar.

9.4.8. ¿Con qué fecha se crean los asientos?

Los asientos se crean con la fecha del documento asociado, excepto en los casos que se asigne otra fecha contable.

La fecha contable puede asignarse mientras se carga el documento, haciendo click derecho sobre el campo Fecha. Allí se abrirá una pantalla para ingresar la fecha contable.

../../_images/fechaContableClickDerecho.png

Click derecho sobre campo fecha

../../_images/edicionFechaContable.png

Pantalla de modificación de fecha contable

Por ejemplo, si una factura de un gasto con fecha de Marzo se procesa en Junio, cuando ya se cerró la contabilidad de Marzo, es posible que pesar de que la fecha del documento es de Marzo, su fecha contable sea de Junio. En este caso se debe modificar la fecha contable.

En las consultas de los documentos, puede agregar la columna Fecha contable.

9.4.9. ¿Cómo resumir asientos?

Nota

Asientos resumen Los asientos resumen permiten llevar determinados asientos en un libro y luego volcar un resumen de los mismos en otro libro. El objetivo es tener un libro diario más pequeño sin perder el detalle de las operaciones.

Por ejemplo, en el libro ventas se pueden volcar todas las facturas de venta. Luego, mensualmente, se resumen esos asientos en el libro diario, con un único asiento que contenga toda la información mensual de las ventas.

  1. Seleccionar la opción de menú Contabilidad ‣ Resumir asientos. Se abrirá la pantalla para ingresar los parámetros.

    ../../_images/resumirAsientos.png

    Pantalla Resumir asientos

  2. Completar los parámetros para resumir los asientos:

    • Libro Origen: Libro contable del cual se tomarán los asientos a resumir.

    • Libro Destino: Libro contable donde se generará el asiento resumen.

    • Rango de fechas

    • Agrupar por: criterio temporal para agrupar los asientos.

    • Unificar partidas: indica si por cada cuenta se muestra la partida totalizada o los valores separados del debe y el haber.

    • Descripción: descripción que tomará el asiento resumen generado.

  3. Presionar el botón Aceptar.

9.4.10. Regeneración de asientos

Para regenerar asientos realizar los siguientes pasos:

  1. Seleccionar la opción de menú Contabilidad ‣ Regenerar asientos. Se abrirá la pantalla para ingresar los parámetros.

    ../../_images/regenerarAsientos.png

    Pantalla Regenerar asientos

  2. Completar los parámetros para regenerar los asientos:

    • Tipo de documento: si se selecciona la opción Todos, se regenerarán todos los documentos. Sino puede seleccionar el tipo de documento a regenerar.

    • Entre: rango de fechas a regenerar.

    • Modo prueba: si la opción está marcada, el sistema regenerará los asientos para previsualizarlos, pero no los guarda. Esta opción se utiliza para ver de antemano los asientos. Si desea que los asientos se creen definitivamente, debe destildar esta marca.

  3. Presionar el botón Aceptar. El sistema mostrará los asientos regenerados. En cada asiento, se indica si es Nuevo, Modificado o Borrado.

9.4.11. Importación de Asientos desde planillas

Es posible dar de alta asientos contables mediante la importación de planillas Excel, las cuales, para utilizarse en Fierro, deben guardarse en formato CSV. Esto se hace de la siguiente manera: abrir la planilla Excel, desplegar el menú Archivo-> Guardar como -> Texto CSV.

La planilla a importar debe tener los siguientes datos por cada asiento:

  1. ID: número de asiento a crear, se debe asignar el mismo ID a todas las cuentas del mismo asiento

  2. Cuenta: número con el que se la indentifica en el plan de cuentas, completar un renglón por cada cuenta de cada asiento

  3. Descripción de la partida: nombre o detalle de la cuenta contable

  4. Debe: importe que se debe cargar en el DEBE para cada cuenta en la que corresponda

  5. Haber: importe a ingresar en el HABER para cada cuenta en la que corresponda

  6. Descripción del Asiento: detalla sobre el contenido del asiento (opcional)

  7. Centro de costo: al que se desea vincular el asiento a ingresar (opcional)

    ../../_images/ImportacionAsientos0.png

    Modelo de planilla para importar asientos

Los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Seleccionar la opción de menú Contabilidad ‣ Asientos.

  2. En la nueva pantalla, pulsar en la barra de herramientas el botón /icons/importar.png («Importar asientos desde archivo»).

    ../../_images/ImportacionAsientos1.png

    Importación de documento

  3. Se abrirá un asistente de importación en el que debe pulsar el botón /icons/searchCopia.png («Seleccionar el archivo a importar»),buscar el CSV, seleccionarlo y presionar la opción abrir.

    ../../_images/ImportacionAsientos2.png
  4. Al presionar el botón /icons/22refrescar.png , se pueden visualizar las columnas del archivo y verificar que se vean correctamente.

    ../../_images/ImportacionAsientos3.png
  5. En la segunda ventana del asistente, se selecciona el libro en el cual se va a crear el asiento y la fecha del mismo.

    ../../_images/ImportacionAsientos4.png

    Selección de Libro Contable

  6. La tercer ventana, permite vincular los atributos del asiento con las columnas del archivo. Para ello hay que seleccionar el atributo y la columna en la que se encuentra y hacer click en el icono /icons/22validar.png

    ../../_images/ImportacionAsientos5.png

    Vinculación de los atributos de los asientos y las columnas

  7. Con el botón Finalizar se completa el asistente y aparece una pantalla de resultados, luego de cerrar la cual el sistema muestra los asientos ingresados.

    ../../_images/ImportacionAsientos6.png

    Resultados de la importación

9.4.12. Asientos generados por las consolidaciones de caja y tarjetas con diferencias

La operatoria con tarjetas de crédito incluye las ventas, consolidaciones y movimientos de banco, y cada uno de esos documentos tiene un impacto en la contabilidad. Al realizar facturas de venta se registrán automáticamente los asientos, reflejando las formas de pago ingresadas. Pero en algunas ocaciones se detectan diferencias de efectivo o tarjeta al realizar el cierre del día. Por ello, se puede configurar en Fierro que se realicen asientos registrando esas diferencias.

  1. Al ingresar una facturas de venta abonada con tarjeta, se genera un asiento automático:

    • Ejemplo 1

    ../../_images/asientovisa1.png

    Venta con Visa

    • Ejemplo 2

    ../../_images/asientoventamastercard.png

    Venta con Mastercard

  2. Cuando se realiza el cierre de tarjetas pueden detectarse cruces entres las tarjetas y se realiza automáticamente un asiento de ajuste (Ver ¿Cómo ingresar el cierre de las tarjetas?). Por ejemplo: faltan $35 de Mastercard y sobran $35 de Visa.

    ../../_images/diferenciaconsolidacion.png

    Cruce de tarjetas

  3. También, pueden encontrarse diferencias absolutas (es decir que la diferencia no es entre tarjetas como en el caso anterior, sino que falta ese importe). Por ejemplo faltan $ 100 que figuran las facturas del sistema y NO en el cierre del posnet. En ese caso se genera un asiento de ajuste utilizando la cuenta definida previamente con el alias Diferencia de arqueo (el cliente debe indicar a Lambda Sistemas qué cuenta se debe utilizar):

    ../../_images/asientodiferenciaconsolidacion2.png

    Diferencia en la consolidación

  4. Al conciliar los movimientos de banco generados por las tarjetas, hay que verificar si coinciden los valores de las ventas menos las comisiones con el importe que figura en el detalle del banco (Ver ¿Cómo visualizar y conciliar los movimientos de banco?). Por ejemplo, si se espera en el banco:

    $ 100 - comisiones = $96 para Visa

    $ 65 - comisiones = 60 para Mastercard

    • Coinciden los valores: al conciliar se genera el asiento:

    ../../_images/asientoconciliacionbanco.png

    Conciliación de banco

    • No coinciden los valores: por ejemplo de Visa se esperaba $97 y se acreditan $96, se debe cambiar el importe del movimiento de banco y al concilidar se genera el asiento:

    ../../_images/asientoconciliacionbanco2.png

    Conciliación de banco en la que no coinciden los valores

  5. El importe de las comisiones hay que ingresarlo, con la liquidación del banco en mano, como un gasto (Ver ¿Cómo ingresar un gasto?) imputado a Comisiones de Tarjeta y Retenciones de ganancias. Para dejar constancia del pago de ese gasto se utiliza una «Otra Forma de Pago» (creadas previamente desde Lambda Sistemas al realizar esta configuración) que corresponde a la tarjeta de las comisiones que se cargan.

    • Ejemplo 1

    ../../_images/asientocomisionestarjeta.png

    Comisiones de tarjetas

    • Ejemplo 2

    ../../_images/asientocomisionestarjeta2.png

    Comisiones de tarjetas

  6. Al realizar el cierre de caja (Ver ¿Cómo cerrar la caja del día?), si se presentan diferencias, también se realiza un ajuste y el asiento correspondiente.

    ../../_images/asientodiferenciaconsolidacioncaja.png

    Consolidación de caja con diferencias

9.4.13. Asientos de venta con moneda extranjera

Nota

Los asientos generados por las facturas de venta en moneda extranjera suelen generar dudas por el tratamiento de las diferencias de cambio, por eso dedicamos una sección especial para explicar en detalle cómo funciona el sistema.

El sistema convierte los valores en moneda extranjera a la moneda oficial tomando la cotización de la fecha contable del documento y genera partidas de diferencia de cambio si intervienen distintas cotizaciones.

En los recibos, las diferencias de cambio se pueden generar por dos situaciones:

  1. Por diferencias de cotización entre la fecha de la factura y la fecha del recibo.

  2. Por diferencias de cotización entre el recibo y el pago recibido.

A continuación mostramos los casos que se pueden presentar, de menor a mayor complejidad. En todos los ejemplos consideramos la siguiente situación:

  • 01/04/2017 Cotización del dólar: $ 14

  • 01/05/2017 Cotización del dólar: $ 15

9.4.13.1. Caso 1: Factura en dólares y recibo en dólares

Supongamos que se realiza una factura por u$s 100 el día 01/04/2017 (cotización $14). El asiento es:

../../_images/entry_case1_fc.jpg

Si la factura se paga en dólares el día 01/05/2017 (cotización $15), el asiento es:

../../_images/entry_case1_rc.jpg

Observamos en el asiento del recibo la diferencia de cambio generada por la diferencia en la cotización entre la fecha de la factura y la fecha del recibo. La cuenta Deudores por venta queda compensada.

9.4.13.2. Caso 2: Factura en dólares y recibo en pesos

Supongamos que se realiza otra factura por u$s 100 el día 01/04/2017 (cotización $14), igual a la del ejemplo anterior. El asiento es:

../../_images/entry_case2_fc.jpg

Si la factura se paga con $ 1500 el día 01/05/2017 (cotización $15), hay que tener en cuenta que se tomó el dólar con la misma cotización de la fecha del recibo. Si fue con una transferencia, sería el caso que el banco toma la operación con la cotización de la fecha del recibo.

../../_images/entry_case2_rc.jpg

Observamos en el asiento del recibo la diferencia de cambio generada por la diferencia en la cotización entre la fecha de la factura y la fecha del recibo. La cuenta Deudores por venta queda compensada.

9.4.13.3. Caso 3: Factura en dólares y recibo en pesos, con cotización distinta a la de la fecha del recibo

Supongamos que se realiza otra factura por u$s 100 el día 01/04/2017 (cotización $14), igual a la del ejemplo anterior. El asiento es:

../../_images/entry_case3_fc.jpg

Si la factura se paga con $ 1450 el día 01/05/2017 (cotización $15), significa que la cotización del pago recibido es distinta a la cotización de la fecha del recibo. En este caso, al recibirse $ 1450, el banco tomó una cotización de $ 14,50.

Este es el caso más normal, ya que en las transferencias bancarias el banco toma la cotización del día de la operación, no la del recibo.

El asiento generado es:

../../_images/entry_case3_rc.jpg

Observamos dos diferencias de cambio:

  • La diferencia de cambio de $ 100 corresponde a la diferencia de cotización entre la fecha de la factura y la del recibo. Con esta diferencia queda compensada la cuenta Deudores por venta.

  • La diferencia de cambio de $ 50 corresponde a la diferencia de cotización entre los pesos ingresados y la cotización actual. Observar que la cuenta del banco refleja los pesos ingresados realmente.

9.4.13.4. Mayor deudores por venta

A continuación vemos cómo sale el Mayor de la cuenta Deudores por ventas:

../../_images/entry_case_mayor.jpg

En las columnas Debe y Haber se muestran los importes de los respectivos asientos.

En las columnas M.Ext.Debe y M.Ext.Haber se muestran esos valores convertidos a pesos con la cotización de la fecha del asiento.

Observamos que los valores en moneda extranjera de los recibos no coinciden con los valores del recibo, ya que en este reporte no se muestran los valores de los recibos, sino el importe de la partida convertido. Esas columnas no deben considerarse como la contabilidad en moneda extranjera, solo una conversión automática de los valores de las partidas en pesos convertidos a la cotización de la fecha (en este caso, u$s 93,33 corresponde a $1400/15, la cotización del dólar en esa fecha).

9.4.13.5. Reporte IVA Ventas

El reporte IVA Ventas Ventas ‣ Reportes ‣ Contabilidad ‣ Libro de IVA Ventas muestra las facturas convertidas a pesos con la cotización de la fecha contable de la factura. En este ejemplo, mostrará las 3 facturas de u$s 100 con el valor $ 1400 ya que la cotización de la fecha de las facturas era $ 14.

../../_images/entry_case_iva_report.jpg

9.4.13.6. Ingreso del pago en pesos

Si la factura es en dólares, el recibo sólo puede generarse en dólares. De hecho Fierro no soporte operar con cuentas corrientes con documentos en distintas monedas.

Hay que prestar especial atención con los recibos en dólares pagados en pesos (sea el pago con efectivo o transferencia).

Cuando se ingresan los pesos, hay que indicar a qué cotización se están tomando. El importe en dólares del recibo debe coincidir con los pesos cotizados. Caso contrario el recibo no compensa.

En los ejemplos anteriores, el ingreso sería así:

Para el caso en que se reciben $ 1500, la cotización del dólar es $15. Este dato se ingresa en el ícono Cambiar cotización del pago.

../../_images/entry_case2_payment.jpg

Para el caso en que se reciben $ 1540, la cotización del dólar es $14,50.

../../_images/entry_case3_payment.jpg

Cuando se abre la pantalla de ingreso de la cotización, el sistema muestra la cotización actual. El sistema permite ingresar el valor de conversión en ambos sentidos. En general es más cómodo seleccionar la opción que permite ingresar la cotización del dólar.

Cuando ya se ingresó el pago, en la solapa de pagos se observa la cotización del peso.

../../_images/entry_case_payment_detail.jpg

Si los valores fueron ingresados correctamente, en el pie de la factura los valores en moneda extranjera deben coincidir.

../../_images/entry_case_totals.jpg

El campo Importe muestra el valor del recibo.

El campo Pago muestra el pago convertido a la moneda del recibo.