5.17. ¿Cómo registrar un gasto?

  1. Seleccionar la opción de menú Caja y Bancos ‣ Gastos. Se abrirá la pantalla Búsqueda de gastos.

    ../../_images/scrExpenseSearch.png

    Pantalla Búsqueda de gastos

  2. Seleccionar el ícono /icons/n_gastos.png. Se abrira la pantalla Nuevo Gasto.

    ../../_images/scrExpenseNew.png

    Pantalla Nuevo gasto

  3. Completar los datos del gasto:

    • Proveedor: Si el gasto no tiene un proveedor específico, seleccionar la opción «Sin registrar» y completar en el campo «Nombre» el nombre del proveedor. Por ejemplo, un ticket de colectivo no tiene un proveedor vinculado. Caso contrario, seleccionar la opción «Registrado» y buscar el proveedor dentro del listado de proveedores del sistema.

    • Tipo: clasificación del gasto. El tipo de gasto se selecciona de una lista que puede configurarse.

    • Sucursal: sucursal a la que corresponde el gasto.

    • Fecha: fecha en que se realizó el gasto. Si la fecha contable es distinta a la fecha del documento, hacer click derecho sobre el campo fecha e ingresar la fecha contable.

    • Comprobante: tipo de comprobante.

    • Número: número del comprobante, si corresponde.

    • Importe: monto del gasto.

    • Importe IVA: monto del IVA.

    • Descripción: descripción del gasto.

  4. Seleccionar las formas de pago en la solapa Formas de pago. El total de las formas de pago debe coincidir con el importe del gasto. Si el gasto es en cuenta corriente del proveedor, seleccionar la opción «Ingresar pago en cuenta corriente». Luego podrá cancelarse con una orden de pago o un recibo.

  5. En la solapa imputación, por defecto se visualización la imputación del gasto completo al tipo de gasto seleccionado anteriormente. Es posible que un gasto se impute a más de un tipo de gasto. En este caso, quitar la imputación con el botón Quitar y agregar las distintas imputaciones. Por ejemplo, una factura de un proveedor informático puede corresponder a la compra de una impresora y una resma de papel. En este caso, parte del gasto se imputará a infraestructura informática y parte a insumos.

Si en el sistema se cargaron previamente los centros de costos (en el menú Caja y bancos->Otros->Centros de costos), en la solapa de Imputación pueden asociarse los centros de costos.

También puede imputarse el gasto a un libro determinado. Este caso es útil para las editoriales, quienes en el proceso de producción imputan las facturas de gastos a libros determinados para luego poder listar todos los gastos vinculados a los mismos.

  1. Presionar el botón Aceptar o la tecla F9 para terminar la creación del gasto.

5.17.1. Ingreso de un gasto con IVA como único impuesto

Suponemos que hay que ingresar una factura de un gasto por un importe total de $121, de los cuales $21 corresponden al IVA.

La carga del gasto sería:

  • En la cabecera, completar en «Importe total» el total de la factura, es decir: $121. En el campo «Total IVA», ingresar $21.

    ../../_images/gastoIVACabecera.png
  • Con esos valores ingresados, el sistema calcula el IVA. Observar en la solapa IVA los valores completos (podría haber una diferencia de CENTAVOS que se puede ajustar manualmente).

    ../../_images/gastoIVAIVA.png
  • En la solapa Imputación, automáticamente se imputan $100 al tipo de gasto principal y $21 al tipo de gasto «IVA crédito fiscal».

    ../../_images/gastoIVAImputacion.png

5.17.2. Ingreso de un gasto con IVA, percepciones y otros impuestos

En este ejemplo se explica la carga de la factura de la imagen, que tiene percepciones y distintos impuestos.

../../_images/facturaGastoEscaneada.png

5.17.2.1. Cabecera

  • En «Importe Total» va el importe TOTAL de la factura, incluyendo todos los impuestos o percepciones.

  • En «Total IVA» va únicamente el IVA de la factura. Esto NO incluye la percepción de IVA que no es IVA devengado por esta factura sino un cobro anticipado de impuestos.

    ../../_images/gastoIVA2Cabecera.png

5.17.2.2. Solapa IVA

  • Los importes de la columna «$ Bruto» para las filas «Exento», «IVA Tasa…» se toman de la factura, del detalle de productos facturados o de totales habitualmente indicados en las factura «Neto gravado al xxx%». Al cargar esos valores se calcula automáticamente el valor de la columna «$ IVA» correspondiente. Podría haber una diferencia de CENTAVOS que se puede ajustar manualmente.

  • Las percepciones de Ingresos Brutos (IIBB) e IVA se cargan en las filas correspondientes, en la columna de «$ Bruto».

  • Otros impuestos no recuperables como tasas especiales o «Impuestos internos» o similares, se suman en la fila «No gravado», en la columna «$ Bruto».

  • La suma de la columna «$ Bruto» debe ser igual a «Importe Total» - «Total IVA».

  • La suma de la columna «$ IVA» debe ser igual a «Total IVA».

    ../../_images/gastoIVA2IVA.png

5.17.2.3. Solapa Imputaciones

  • Las imputaciones se calculan automáticamente.

  • El «Total IVA» debe coincidir con lo imputado a «IVA Crédito Fiscal».

  • Las percepciones de IVA, IIBB y Ganancias deben aparecer discriminadas en sus propios tipos de gastos.

  • El importe restante se aplica al tipo de gasto principal. Debería coincidir con lo que en la solapa IVA está en las filas de «IVA Tasa…» + «Exento» + «No gravado», dentro de la columna «$ Bruto». En este caso, a la cuenta «Teléfono» se imputaría no solo el neto gravado, sino también los impuestos no recuperables, que conforman el costo real.

    ../../_images/gastoIVA2Imputacion.png

En la siguiente figura se muestra la asociación entre los componentes de la factura y la carga de la solapa IVA.

../../_images/ivaMapping.png