6.6. Toma de inventario mediante paquetes

Nota

Toma de inventario

La toma de inventario mediante paquetes consiste en registrar los libros contados en un conjunto de paquetes, y luego indicar que el stock total es el contenido en estos paquetes.

El efecto final es que el stock se ajusta para llevarlo a las cantidades contadas.

Para utilizar esta función, es necesario realizar antes una configuración en el sistema. Por lo tanto, debe darse aviso previo de su utilización, para efectuar los ajustes necesarios.

6.6.1. Conteo de libros

Consiste en cargar en paquetes los libros contados. Pueden crearse cuantos paquetes se deseen, si bien es recomendable, a fin de organizar mejor el trabajo, crear un paquete por cada sector o estantería. También se aconseja crear todos los paquetes con el mismo tipo, y asignarles un nombre que indique la ubicación de los libros que lo componen. Si se encuentran errores en el conteo, pueden corregirse los paquetes.

Si se utiliza lector de código de barras, es recomendable cargar los libros en el paquete con la modalidad de ingreso de códigos «Sin Enter», para no tener que utilizar el teclado mientras se ingresan los libros. Esta opción se habilita dentro de la pantalla de Nuevo Paquete, en la opción de menú Ventana Activa ‣ Modo de ingreso de códigos ‣ Sin Enter.

6.6.2. Ajuste de stock

Una vez que ya se cargaron los paquetes con todo el stock, se realiza el ajuste final de inventario. En este procedimiento, el sistema realiza los ajustes de stock necesarios para llevar el stock de las cantidades actuales a las cantidades contadas en los paquetes. Para esto, crea automáticamente los documentos de stock con los respectivos ajustes.

Los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Ir a la opción de menú Stock ‣ Otros ‣ Ajustes de stock. Se abrirá la pantalla de búsqueda de paquetes:

    ../../_images/BusquedaPaquetes.png

    Paquetes

  2. Seleccionar los paquetes creados con el stock contado:

    ../../_images/SeleccionPaquetes.png

    Paquetes

  3. Pulsar Aceptar. Aparecerá una pantalla para seleccionar el depósito sobre el que se realizó el inventario.

    ../../_images/SeleccionarDeposito.png

    Seleccionar depósito

  4. A continuación el sistema pregunta si los paquetes seleccionados conforman el stock total del depósito. En el caso de inventarios completos, se debe indicar que sí.

    ../../_images/InventarioTotalParcial.png

    Inventario total o parcial

  5. Por último, el sistema pide confirmación para realizar el ajuste. En este paso, verificar que la cantidad de paquetes seleccionados sea la correcta.

    ../../_images/ConfirmaOperacion.png

    Confirmar operación

  6. Luego de realizada la operación, el sistema muestra el listado de los documentos de stock creados para ejecutar el ajuste.

    ../../_images/AvisoFinal.png

    Aviso final

Nota

Documentos del ajuste

El sistema hace los ajustes mediante Documentos de stock, tanto de Entrada como de Salida. Si, por ejemplo, un documento de salida muestra la cantidad 4, significa que el sistema encontró 4 items más que los señalados por el conteo, y por ello hace la salida de cuatro. Si por el contrario, aparece por ejemplo la cifra 2 para un documento de entrada, significa que el sistema encontró 2 items menos que los señalados por el conteo, y por eso hace el ingreso de dos.

Los documentos de stock de entrada y salida generados por el ajuste pueden visualizarse mediante una búsqueda de Documentos de stock, seleccionando la opción de menú Stock ‣ Documentos de stock.

Otra forma de visualizar dichos documentos es mediante un reporte, con la opción de menú Stock ‣ Reportes ‣ Documentos de stock.

Truco

Mediante un bloqueo de documentos se puede evitar, por ejemplo, que se ingrese un remito con fecha anterior a la del ajuste, y ello modifique en el sistema los movimientos operados por dicho ajuste.

Si luego de haber hecho el ajuste se crea un bloqueo para cierto tipo de documento, y se coloca como fecha de corte la del ajuste, ningún documento de ese tipo podrá ser ingresado con fecha anterior a la señalada por el corte. Ver ¿Cómo bloquear documentos?.