6.7. Toma de inventario por ubicación

Nota

Toma de inventario

La toma de inventario por ubicación consiste en crear un inventario y luego registrar los libros contados por ubicación en un conjunto de tomas de inventario.

El sistema permite crear dos inventarios paralelos y luego comparar los mismos, generando un archivo con las diferencias resultantes para volver a contar dichos libros y ajustar el conteo a las cantidades reales.

El efecto final es que el stock se ajusta para llevarlo a las cantidades contadas.

Para utilizar esta función, es necesario realizar antes una configuración en el sistema. Por lo tanto, debe darse aviso previo de su utilización, para efectuar los ajustes necesarios.

6.7.1. ¿Cómo crear un inventario?

Los Inventarios se crean en el menú Stock –> Inventario por ubicación –> Inventario –> Presionar /icons/b_crear_inventario.png Crear un inventario

../../_images/CrearInventario.png

Se debe completar:

  • Nombre: con el cuál se identificará el inventario creado.

  • Depósito: seleccionar de la lista de depósitos sobre cuál tendrá efecto el inventario.

  • Completo: Para inventarios completos, se debe tildar la opción. En caso de que el inventario sea sobre el stock parcial del depósito, no se debe tildar.

6.7.2. ¿Cómo editar un inventario?

Los Inventarios se editan desde el menú Stock –> Inventario por ubicación –> Inventario –> Se abre la pantalla de consulta de inventario: seleccionar inventario a modificar y Presionar /icons/22editar.png Modificar un inventario

6.7.3. ¿Cómo borrar un inventario?

Los Inventarios se borran desde el menú Stock –> Inventario por ubicación –> Inventario –> Se abre la pantalla de consulta de inventario: seleccionar inventario a borrar Presionar /icons/22eliminar.png Borrar un inventario. El inventario no tiene que tener Tomas creadas para que se pueda borrar.

6.7.4. ¿Cómo crear una toma de inventario?

  1. Ir a la opción de menú Stock ‣ Inventario por ubicación ‣ Tomas de inventario. Se abre la pantalla de consulta de tomas de inventario:

    ../../_images/ConsultarToma.png

    Consulta Toma de inventario

  2. Para crear una nueva toma de inventario presionar Presionar /icons/b_crear_inventario.png Crear una Toma de Inventario (conteo físico):

    ../../_images/CrearToma.png

    Crear toma de inventario

  3. Se debe completar la cabecera del documento:

    • Inventario: seleccionar de la lista de inventarios abiertos sobre cuál de ellos se realizará el conteo.

    • Responsable: Se debe tiperar el nombre de la persona responsable de la toma.

    • Fecha: El sistema sugiere la fecha del día, la misma puede ser cambiada a mano.

    • Número de Toma: El sistema sigue una secuencia, la misma puede ser cambiada desde Sistema –> Secuencias o bien asignar secuencia manual.

  4. Ingresar los productos contados. El ingreso lo puede hacer manualmente, seleccionando cada libro, o con la importación de datos desde un archivo CSV.

Si utiliza la opción de importar un archivo, previamente debe seleccionar la ubicación.

Una vez cargados los productos con sus cantidades presionar el botón Aceptar. La toma de inventario se genera en el sistema.

6.7.5. ¿Cómo comparar conteos de inventario?

Nota

Toma de inventario

Para comparar los inventarios, en el sistema debe haber registrado dos inventarios, con sus respectivas tomas de inventario. Ambos inventarios deben estar abiertos y pertenecen al mismo depósito.

  1. Ir a la opción de menú Stock ‣ Inventario por ubicación ‣ Inventario Se abre la pantalla de consulta de inventarios.

    ../../_images/ConsultaInventario.png
  2. Buscar los dos inventarios a comparar, seleccionar ambos y Presionar /icons/b_comparar_inventario.png Comparar Inventarios.

  3. El sistema muestra una pantalla para seleccionar el tipo de salida del reporte. Seleccionar la opcion Planilla Open Office, la planilla contendra las formulas de las diferencias incluidas.

    ../../_images/ComparacionInventario.png
  4. En la planilla solo aparecen los productos que tienen diferencias en los inventarios. Se debe completar la columna «Cantidad real» en el archivo con los valores contados nuevamente y guardar la planilla con formato CSV para poder importarlo posteriormente en el sistema. De esta forma se genera el archivo con el nuevo conteo de las diferencias.

6.7.6. Generar un cargue de inventario definitivo con informe de diferencias

  1. Crear una nueva Toma de inventarios, sobre uno de los inventarios abiertos y comparados. Guardar la toma. A esta altura, ya uno de los dos Inventarios tiene la información correcta.

  2. Desde Stock –> Inventario por ubicación –> Inventario –> seleccionar el inventario definitivo y Presionar /icons/b_cerrar_inventario.png Cerrar inventario.

6.7.7. Ajustes de stock

El sistema genera los movimientos de stock para llevar el stock del sistema a las cantidades registradas en todas las tomas de inventario del inventario cerrado.

../../_images/ConfirmarInventario.png
  1. El inventario que no se tomó en cuenta para el ajuste final, se debe cancelar para que no quede pendiente por siempre. Para esto, el usuario selecciona este inventario y Presionar /icons/22cancelar.png Cancelar inventario.

El inventario queda cancelado.

Luego de realizada la operación, el sistema muestra el listado de los documentos de stock creados para ejecutar el ajuste.

../../_images/AvisoFinal.png

6.7.8. Cierre de un inventario único

  1. En caso de no generar dos inventarios para comparar los conteos, para cerrar el inventario: Stock –> Inventario por ubicación –> Inventario –> seleccionar el inventario definitivo y Presionar /icons/b_cerrar_inventario.png Cerrar inventario.

Nota

Documentos del ajuste

El sistema hace los ajustes mediante Documentos de stock, tanto de Entrada como de Salida. Si, por ejemplo, un documento de salida muestra la cantidad 4, significa que el sistema encontró 4 items más que los señalados por el conteo, y por ello hace la salida de cuatro. Si por el contrario, aparece por ejemplo la cifra 2 para un documento de entrada, significa que el sistema encontró 2 items menos que los señalados por el conteo, y por eso hace el ingreso de dos.

Los documentos de stock de entrada y salida generados por el ajuste pueden visualizarse mediante una búsqueda de Documentos de stock, seleccionando la opción de menú Stock ‣ Documentos de stock.

Otra forma de visualizar dichos documentos es mediante un reporte, con la opción de menú Stock ‣ Reportes ‣ Documentos de stock.

Truco

Mediante un bloqueo de documentos se puede evitar, por ejemplo, que se ingrese un remito con fecha anterior a la del ajuste, y ello modifique en el sistema los movimientos operados por dicho ajuste.

Si luego de haber hecho el ajuste se crea un bloqueo para cierto tipo de documento, y se coloca como fecha de corte la del ajuste, ningún documento de ese tipo podrá ser ingresado con fecha anterior a la señalada por el corte. Ver ¿Cómo bloquear documentos?.