2.4. ¿Cómo crear un nuevo cliente?

Nota

La creación en Fierro de una ficha de cliente -persona u organización-, además de dar entidad al nuevo cliente influye en varias operaciones del módulo de Ventas, que son afectadas por los datos de la ficha.

Se puede crear un cliente desde la búsqueda como se describe abajo, aunque también es posible hacerlo en las pantallas de documentos que requieran identificar clientes (véase ¿Qué es la «creación intercalada»?).

  1. En la consulta de clientes, pulsar el botón /icons/nuevo.png o la opción de menú Ventana Activa ‣ Nuevo Cliente. Se iniciará el asistente de creación (véase Asistente):

    ../../_images/crearCliente.png

    Asistente para crear un cliente

  2. En el primer paso del asistente debe indicarse si el nuevo cliente es Persona u Organización, y si se lo va a crear con cuenta corriente.

  3. Dependiendo de qué se haya indicado, en el segundo paso aparecen los campos para identificar a un individuo o a una empresa. El único campo obligatorio allí es Nombre o Nombre Fantasía.

    Truco

    A lo largo del asistente sólo se presenta una diferencia más según el tipo de cliente, y es la de Datos personales (Fecha de nacimiento, Profesión, Sexo) cuando se trata de Persona.

En campos como País, Provincia, Localidad, Vendedor y Transporte, el botón /icons/searchCopia.png permite buscar esos datos y, de no existir aún, crearlos en su respectiva ventana o lista (véase ¿Qué es la «creación intercalada»?).

../../_images/clienteDistribucion.png

Datos de distribución

Otros datos, en cambio, deben ya existir al momento de crear el cliente. Tal el caso de los Datos de distribución (imagen superior), donde se ingresa información esencial para las operaciones con el cliente:

  • Tipo de cliente: deben crearse previamente en Ventas ‣ Otros ‣ Tipos de clientes. Posteriormente, pueden buscarse clientes por su tipo mediante el panel Condiciones de venta de la consulta de clientes.

    Truco

    Dicha tipología es fundamental en la creación de categorías para servicio de novedades, en las cuales se generan modelos vinculando títulos, cantidades y tipos de cliente (por ejemplo «librerías pequeñas», «librerías grandes», «cadenas», etcétera). VéaseAsignación de una categoría de servicio de novedad a un cliente.

  • Lista de precios: la asignación que se haga en este campo influirá en la carga de pedidos y facturas de cliente, los cuales serán valorizados por el sistema según la lista elegida, se trate de la predeterminada u otra (véase ¿Cómo crear pedidos de cliente?). Mediante el panel Condiciones de venta de la consulta de clientes, puede hallárselos según su lista de precios asignada.

  • Zona: se crean previamente en Ventas ‣ Otros ‣ Zonas y, luego de la asignación, los clientes de una determinada zona podrán localizarse mediante el panel Dirección de la consulta de clientes.

    Truco

    La «zonificación» de clientes (por ejemplo en áreas o regiones del país) tiene utilidad en el reporte de cobranzas (Ventas ‣ Reportes ‣ Análisis de la distribución ‣ Ranking de cobranzas), en el cual puede filtrarse a los clientes por zonas y, en consecuencia, obtener una visión de cuenta corriente y consignaciones por áreas geográficas. Dicho reporte evalúa: deuda en cuenta corriente, consignación actual, facturación de los últimos dos meses, cobranza y ventas en los últimos dos años, porcentaje de las cobranzas, etcétera.

Otros pasos clave en la creación de clientes son:

  • Datos de la cuenta corriente: esta ventana del asistente solo existe si en el primer paso se ha marcado el casillero «Con cuenta corriente», y sirve para colocar los montos límite de crédito y consignación del cliente.

    Truco

    El sistema evalúa dichos montos al momento de bloquear pedidos de cliente, si éste ha excedido uno o ambos límites (véase ¿Cómo crear condiciones de venta?).

  • El paso Seleccione la condición de venta presenta una lista desplegable para elegir y asignar al cliente una condición previamente creada (véase ¿Cómo crear condiciones de venta?).

Otras ventanas útiles en la creación de clientes son:

  • Datos de la tarjeta: pulsando en este paso el botón /icons/22tarjeta.png, se abre un editor para colocar los datos de la tarjeta del cliente.

  • Materias de preferencia: permite seleccionar y agregar, desde el árbol de materias que se tenga organizado, los temas de elección habitual del cliente.

  • Grupos a los que pertenece: se crean previamente en Ventas ‣ Otros ‣ Grupos de clientes, y pueden utilizarse, por ejemplo, para el envío masivo de boletines desde Fierro.

    ../../_images/clienteGrupos.png

    Asignación a un grupo

    Truco

    Los tres aspectos anteriores tienen principalmente aplicación si se desea generar desde Fierro acciones de marketing basadas en características de consumo del cliente.

  • Notas del cliente: al igual que la mayoría de las entidades en Fierro, un cliente puede tener notas asociadas en las cuales se registre información interna para el negocio, o datos que no puedan colocarse en otros campos del asistente (véase ¿Cómo agregar notas a los libros, clientes, proveedores o documentos?).

2.5. ¿Cómo modificar la ficha de un cliente?

  1. Seleccionar la opción de menú Ventas ‣ Clientes. Se abrirá la pantalla Clientes.

  2. Buscar el cliente del que se quiere ver la ficha.

  3. Seleccionar el cliente y pulsar el ícono /icons/22editar.png

  4. Se abrirá la ficha del cliente, en donde pueden hacerse las modificaciones deseadas.

../../_images/scrFichaCliente.png

Pantalla Ficha de Cliente

2.6. ¿Cómo importar clientes desde un archivo?

Nota

Importación de clientes

Hay aspectos que deben tenerse en cuenta antes de utilizar esta herramienta, a fin de que los datos se incorporen correctamente.

Es importante leer las observaciones siguientes y trabajar previamente sobre la planilla Excel u OpenOffice Calc, para identificar los distintos valores y compararlos con los datos del sistema.

  • Código de cliente: Puede importarse el cliente con el código que aparece en la planilla. Si en ésta no existe código, se le asigna el código consecutivo utilizado en el alta común de clientes. Si dicha secuencia no está habilitada, el código queda en blanco.

  • País: Si la planilla contiene la columna País, puede asignarse éste sólo en el caso de que exista con nombre idéntico en el sistema. Si en la planilla no existe país, se asigna el predeterminado del sistema.

  • Provincia: Si la planilla contiene la columna Provincia, se busca en el sistema si hay alguna dentro del respectivo país que coincida exactamente, y se asigna. Si ninguna coincide, se agrega una nota al cliente indicando esta situación, y la provincia queda en blanco. Si la planilla no tiene dicha columna, se deja en blanco.

  • Localidad: Si la planilla contiene la columna Localidad, se busca en el sistema si hay alguna dentro de la respectiva provincia que coincida exactamente, y se asigna. Si ninguna coincide, se agrega una nota al cliente indicando esta situación, y la localidad queda en blanco. Si la planilla no tiene dicha columna, se deja en blanco.

  • Campos obligatorios: La importación fallará si en la planilla las personas careciesen de Apellido y las organizaciones no tuvieran Nombre y Razón social.

  • Categoría de IVA: Si la planilla contiene la columna IVA, se busca en el sistema si hay alguna coincidencia exacta y se asigna. Si la coincidencia no es exacta, se producirá un error y el cliente no se importará. En caso de carecer del dato, se asigna la categoría predeterminada del sistema.

  • Condición de venta: Si la planilla contiene la columna Condición de venta, se busca en el sistema si hay alguna coincidencia exacta y se asigna. Si la coincidencia no es exacta, se producirá un error y el cliente no se importará. En caso de carecer del dato, se asigna la condición predeterminada del sistema.

  • Notas: Para evitar perder información, los datos que existan en la planilla y no estén contemplados en la importación, pueden agregarse como notas del cliente. Se permite asignar hasta 3 columnas como notas.

Truco

Observaciones: En todos los casos, el sistema intenta hallar exactamente el mismo dato de la planilla dentro de sus propios datos. Por ejemplo, si en la planilla dice Santa Fé y en el sistema Santa Fe (sin acento), la importación no se cumplirá.

  1. Seleccionar la opción de menú Ventas ‣ Clientes. Se abrirá la pantalla Clientes. Pulsar en la barra de herramientas el ícono /icons/22importar.png (Importar Clientes desde Archivo). A continuación se iniciará el asistente para importación:

    ../../_images/ImportacionClientes.png

    Pantalla Archivo a importar.

  2. Tener en cuenta que las planillas Excel deben convertirse a CSV para poder utilizarlas en Fierro.

  3. A continuación de la primera pantalla, debe indicarse qué tipo de cliente se va a importar: Persona u Organización, y si será o no cliente con cuenta corriente.

    ../../_images/PersonaOrganizacion.png

    Pantalla Tipo de cliente.

  4. El siguiente paso es relacionar, mediante el tilde verde, los atributos con las columnas, según la visualización del archivo.

    ../../_images/ColumnasClientes.png

    Pantalla Columnas a importar.

  5. Cuando se pulsa el botón Terminar (Finish), se muestra el resultado de la importación.

    ../../_images/ResultadosSinErrores.png

    Pantalla Resultados de la importación.