2.21. ¿Cómo se cumple el circuito mayorista?

Nota

Ventas mayoristas

En líneas generales, este circuito se inicia con un pedido de cliente, sigue con el envío de la mercadería mediante remitos o facturas, y se completa con la devolución o facturación de items y el posterior registro de la cobranza.

2.21.1. ¿Cómo crear pedidos de cliente?

Truco

Los pedidos pueden crearse individualmente, o en forma masiva mediante una planilla. En la ficha de cada cliente (véase ¿Cómo crear un nuevo cliente?), se ingresan oportunamente datos que afectarán la creación de pedidos:

  • Descuento: se indica en la solapa Condición de venta (véase ¿Cómo crear condiciones de venta?);

  • Límite de consignación: se ingresa en la solapa Cuenta corriente;

  • Lista de precios: se asigna en la solapa Distribución, si el cliente utiliza una lista diferente de la predeterminada.

  1. Seleccionar la opción de menú Ventas ‣ Pedidos de clientes.

  2. En la pantalla que se presenta pulsar el botón /icons/NewCustomerOrder.png de la barra de herramientas: se abrirá una ventana de nuevo pedido.

    ../../_images/nuevoPedidoCliente.png

    Nuevo pedido

  3. En esta ventana puede observarse:

    • Un campo Tipo en el cual se puede elegir entre Baja, Consig./Baja, Consignación o Firme;

    • Según el cliente que se haya colocado, su descuento predeterminado y su lista de precios;

    • El semáforo de stock que indica, para cada item que se agregue, si hay disponibilidad para cumplir el pedido.

      Advertencia

      Un semáforo rojo indicará falta total de stock; en cambio, uno amarillo podrá significar tanto la falta parcial de stock como la reserva de cierta cantidad en un pedido previo.

  4. En caso de que se elija el tipo Consig./Baja, por cada item ingresado en el pedido puede diferenciarse su condición particular, con lo cual es posible guardar un solo pedido con tipos distintos por item:

    ../../_images/seleccionTipo.png

    Selección de tipos

    ../../_images/pedidoDiferenciado.png

    Pedido diferenciado

  5. Cuando se pulse Aceptar para guardar el pedido, el sistema advertirá si se están registrando bajas superiores a cantidades consignadas -en cuyo caso deberá modificarse la cantidad inválida- y preguntará si se desea obtener un reporte de pedidos pendientes del cliente:

    ../../_images/bajasSuperiores.png

    None

    ../../_images/reportePendientes.png

    None

    Truco

    Este reporte también puede obtenerse en el menú Ventas ‣ Reportes ‣ Pedidos pendientes, con varias opciones de salidas entre las cuales Agrupado por cliente (resumido para Despachos) es muy útil en el circuito de Cajas y Despachos, que se explica más abajo en esta sección.

  6. Luego de guardado, el pedido ingresa como pendiente y es posible visualizarlo en el menú Ventas ‣ Pedidos de clientes, localizándolo, por ejemplo, mediante filtros de Cliente y Estado:

    ../../_images/vistaPedido.png

    None

  7. En el ejemplo de la ilustración, en su vista inferior General puede notarse cómo un pedido con distintos tipos se ha desglosado según sus cantidades y condición.

    Truco

    Los pedidos se guardan valorizados (columna Importe en el ejemplo). En caso de que el cliente tenga asignada una lista de precios en moneda extranjera, el sistema aplicará la cotización del momento en que se crea el pedido.

2.21.2. ¿Cómo crear pedidos masivamente?

Nota

Importación

A partir de una planilla de cálculo que contenga códigos de clientes, códigos de libros y cantidades, pueden importarse en forma masiva pedidos de clientes.

  1. Se accede en el menú Ventas ‣ Pedidos de clientes. En la ventana que se abre, pulsar Ventana Activa ‣ Importar pedidos de clientes desde CSV.

  2. Se presenta el asistente de importación (véase Asistente):

    ../../_images/importacionPedidos.png

    Importación de pedidos

  3. Como ejemplo, en la figura previa se muestran cantidades de 2 y 3 ejemplares de los mismos libros para dos clientes diferentes.

  4. ../../_images/columnasImportacion.png

    Columnas de la importación

    En el segundo paso del asistente se indica la posición de las columnas Cliente, Cantidad y Libro. El Tipo de pedido puede ser una columna de la planilla, o indicarse en la ventana siguiente:

    ../../_images/datosPedidos.png

    Datos de los pedidos

  5. Al finalizar el asistente y aceptar los avisos del sistema, se podrán visualizar de inmediato los pedidos creados automáticamente (dos en el ejemplo).

    ../../_images/pedidosCreados.png

    Pedidos creados

2.21.3. ¿Qué es el bloqueo de pedidos?

Nota

Criterios

Dadas ciertas pautas o criterios, al momento de crear un pedido de cliente el sistema evalúa si el mismo ha de generarse o no bloqueado, es decir, habilitado o no para su cumplimiento mediante factura o remito.

La secuencia habitual es como sigue:

  1. En cada condición de venta, en su solapa Bloqueo de pedidos, se configuran los criterios de bloqueo que habrán de aplicarse (véase ¿Cómo crear condiciones de venta?).

  2. Cuando se crea un pedido, el sistema evalúa los criterios de bloqueo de acuerdo a la condición de venta del cliente. Según ello, el pedido se generará en dos posibles estados: o bien Bloqueado, o bien Pendiente (es decir, disponible para su cumplimiento).

  3. El responsable de decidir si un pedido ha de desbloquearse puede hacerlo en la consulta de pedidos, pulsando el botón /icons/22cambiarEstado.png en la barra de herramientas. Con ello, se presenta un editor con el cual se opta entre dos estados: Pendiente o Cancelado.

    ../../_images/desbloquearPedido.png

    Cambio de estado

    El mismo botón se encuentra además en la vista General del pedido, en su columna Estado, donde actúa individualmente a nivel de item. Allí, también, puede volverse atrás un bloqueo mediante el botón /icons/undo.png.

    ../../_images/deshacerCambio.png

    Revertir cambio

    Truco

    El botón /icons/22cambiarEstado.png puede usarse, tanto sobre un pedido completo como sobre items específicos del mismo, para cambiarlos manualmente de Pendiente a Bloqueado.

  4. Cuando Fierro crea un pedido bloqueado automáticamente, le agrega una nota, también en forma automática, con el motivo del bloqueo.

    ../../_images/notaBloqueo.png

    Nota automática

    Advertencia

    Debe tenerse la precaución de eliminar estas notas automáticas si el pedido finalmente ha de cumplimentarse pues, en la impresión de remitos y facturas, se imprimirá la primera de ellas.

    Existe un reporte que permite analizar el estado de los clientes en base al bloqueo de sus pedidos, y con ello anticipar dicha situación y darles aviso. De hecho, el reporte se desarrolló con la idea de proporcionarlo a los vendedores para que puedan informar a sus clientes.

    Se genera en Ventas ‣ Reportes ‣ Clientes, y allí, en Estilo de reporte, debe elegirse Listado de clientes, opción Reporte de bloqueos.

    Otro lugar que permite anticipar un bloqueo es la opción básica del resumen de cuenta (Ventas ‣ Reportes ‣ Consignaciones y cuentas corrientes ‣ Resúmenes de cuenta). Allí, se imprimen leyendas correspondientes a posibles motivos de bloqueo:

    ../../_images/leyendaResumen.png

    Leyenda en resumen

2.21.4. Creación de remitos

  1. Seleccionar la opción de menú Ventas ‣ Remitos.

  2. Pulsar el ícono /icons/IngresarRemitoVenta.png en la barra de herramientas. Se abrirá la pantalla de Nuevo Remito:

    ../../_images/NuevoRemitoVentas.png

    Pantalla Nuevo Remito

  3. Una vez que se ha ingresado el cliente, es posible cargar en el remito un pedido pendiente de dicho cliente utilizando el ícono /icons/22bpedido.png de la barra de herramientas. Sin embargo, no es obligatorio que exista un pedido previo para ingresar los libros; ello puede hacerse simplemente buscándolos en la base.

  4. En la primer columna, señalada como PE, el semáforo indica la vinculación de los libros que se envían con pedidos pendientes:

    • /icons/semaforoVerde.png Indica una vinculación completa;

    • /icons/semaforoAmarillo.png Indica una vinculación parcial;

    • /icons/semaforoRojo.png Indica falta de vinculación con pedidos del cliente.

Nota

Valorización de remitos

Los remitos son documentos no valorizados: por cada ítem se guarda la cantidad y el libro, no el precio y el descuento.

Esto es así porque el precio y el descuento se determinan en la facturación, no en el momento en que se realiza el remito.

En la pantalla de creación de un nuevo remito, aunque se editen los precios y descuentos, estos no se guardan. Por esto, cuando se imprime el remito se mostrará el precio actual del libro y el descuento de la condición de venta del cliente, aunque en la pantalla se hayan modificado estos valores.

2.21.5. Creación del pedido de baja

Truco

El pedido de baja sirve para registrar los libros de la consignación que el cliente solicita se facturen. Este paso es opcional. Permite llevar el registro de los pedidos de facturación que no se facturaron.

  1. Seleccionar la opción de menú Ventas ‣ Pedidos ‣ Nuevo pedido.

  2. Seleccionar el tipo Baja.

  3. Luego de la carga del pedido, se puede visualizar su estado en la búsqueda de pedidos.

2.21.6. Facturación de la consignación

  1. Seleccionar la opción de menú Ventas ‣ Facturas de venta.

  2. Pulsar el ícono /icons/CrearFacturaVenta.png en la barra de herramientas. Se abrirá la pantalla de Nueva Factura:

    ../../_images/NuevaFacturaBaja.png

    Pantalla Nueva Factura

  3. Una vez que se ingresa el cliente, puede buscarse un pedido de baja pendiente que corresponda al mismo, o bien agregar un remito, o también ingresar libros manualmente

  4. En la carga de la factura puede observarse que:

    • El sistema asigna la factura a los pedidos de baja pendientes. Esto se muestra con el semáforo en la columna PB.

    • El sistema asigna la factura a los remitos pendientes. Esto se muestra con el semáforo en la columna RE.

  5. Al pulsar Aceptar para cerrar la factura, el sistema sugiere enviarla a la cuenta corriente (crédito).

2.21.7. Creación de un pedido en firme

  1. Seleccionar la opción de menú Ventas ‣ Pedidos de clientes.

  2. Seguir como en la creación del pedido de consignación, pero en Tipo seleccionar Firme.

2.21.8. Facturación en firme

Truco

Para los pedidos en firme, puede crearse una factura que realice también el movimiento de stock. En este caso, se crea una factura remito.

  1. Seleccionar la opción de menú Ventas ‣ Facturas de venta.

  2. Pulsar el ícono /icons/NuevaFacturaRemitoVentas.png en la barra de herramientas. Se abrirá la pantalla de Nueva Factura Remito:

    ../../_images/NuevaFacturaRemito.png

    Pantalla Nueva Factura Remito

  3. En la carga de la factura puede observarse que:

    • El sistema muestra si la factura remito corresponde a un pedido del cliente en el semáforo de la columna PE.

    • El sistema muestra si la factura remito corresponde a un pedido de baja en la columna PB. En este caso, como es una venta en Firme, el semáforo aparece en rojo.

    • Si la reposición de la consignación se hace con facturas remito y se cargó el pedido de baja, el semáforo aparecerá en verde.

2.21.9. Servicio de novedades

Nota

Generación de servicios de novedades

La herramienta de generación de servicios de novedades permite crear en forma masiva, un conjunto de remitos o pedidos con determinados libros, para un conjunto de clientes.

Para facilitar la generación de servicios de novedades, pueden crearse distintas categorías de servicio de novedad para asignarle a cada cliente, por ejemplo: librerías pequeñas, librerías grandes, cadenas, etc. De esta forma, los clientes quedan clasificados para, al momento de generar el servicio, asignarle una cantidad de libros similar a todos los clientes de esa categoría. Ver Categorías de servicio de novedades.

La generación de servicios de novedades se compone de dos pasos:

  1. Definición de los libros y cantidades a enviar: en este paso se deciden los libros y cantidades que se van a enviar, indicando dicho valor para cada categoría de cliente o creando nuevos modelos.

  2. Definicion de los clientes a los que se les envía el servicio: en este paso se eligen los clientes a los que se les envía el servicio de novedad.

    Los clientes pueden elegirse manualmente, o el sistema puede mostrar los clientes por categoría de servicios de novedad.

Nota

Pedidos y remitos

La herramienta de generación de servicios de novedades puede generar Pedidos o Remitos, según cómo esté configurado el sistema.

Si desea generar remitos o pedidos, debe informarlo al implementador del sistema para que realize la configuración correspondiente.

Para generar un servicio de novedad, los pasos son los siguientes:

  1. Seleccionar la opción de menú Ventas ‣ Servicio de Novedades. Se abrirá la pantalla de Generación automática de lote de novedades en la solapa Modelos.

    Advertencia

    Si no aparece la opción de menú Ventas ‣ Servicio de Novedades, solicitar la configuración al implementador del sistema.

    En la solapa Modelos se determinan los libros y cantidades a enviar por cada categoría de servicio de novedad. También es posible crear modelos en la misma pantalla, sin asociar a categorías preexistentes.

    La pantalla muestra un grilla donde por cada libro, se debe ingresar la cantidad a enviar a cada modelo.

    ../../_images/scrServNovModelos.png

    Pantalla Generación automática de lote de novedades

  2. Agregar los libros que se desean enviar presionando el botón Agregar Libro.

  3. Completar las cantidades a ingresar de cada libro para cada modelo.

    ../../_images/scrServNovModelosLibros.png

    Edición de las cantidades a enviar por libro por modelo

  4. Si desea crear otra combinación de libros y cantidades, puede crear un nuevo modelo.

    Para esto, presionar el botón Agregar Modelo. Se abrirá la pantalla para ingresar el nombre del modelo.

    ../../_images/scrServNovModelosNuevo.png

    Creación de un nuevo modelo

    Luego de crear el modelo, aparece una nueva columna para completar las cantidades a enviar por libro.

    ../../_images/scrServNovModelosNuevoColumna.png

    Nuevo modelo

  5. Seleccionar la solapa Clientes. Se mostrará una grilla donde se visualizarán los clientes a quienes se les envía el servicio de novedad (código, nombre y dirección ), el modelo o categoría de servicio, y los libros con las cantidades que se envían, uno por columna.

    ../../_images/scrServNovClientes.png

    Clientes del servicio de novedad

  6. Agregar los clientes a los que se les enviará el servicio de novedad. Para esto hay dos opciones:

    1. Seleccionar manualmente los clientes

      1. Presionar el botón Agregar Cliente. Se abrirá la pantalla de selección de clientes.

      2. Seleccionar los clientes. Puede seleccionar varios clientes presionando la tecla Ctrl.

      3. Presionar el botón Aceptar.

      4. Seleccionar el modelo que desea aplicar a los clientes seleccionados.

        ../../_images/scrServNovClientSelectModel.png

        Selección del modelo para los clientes

      5. Presionar el botón Aceptar. Los clientes se agregarán a la grilla.

    2. Generar el listado de clientes a partir de las categorías de servicio de novedad

      Con esta opción, el sistema muestra todos los clientes que tienen una categoría asignada, y por cada uno, completa los libros y cantidades definidas previamente.

      Para generar el listado a partir de las categorías, presionar el botón Generar Categorías.

      ../../_images/scrServNovClientesGenCat.png

      Listado de clientes, con los libros y cantidades

  7. Para cambiar el modelo asignado a un cliente, seleccionar la celda Modelo de la fila del cliente, y seleccionar la opción deseada. Luego del cambio, las cantidades de los libros se modificarán a las correspondientes a dicho modelo.

    ../../_images/scrServNovClientesCambiarModelo.png

    Cambio de modelo de un cliente

  8. Para cambiar la cantidad particular a enviar de un libro a un cliente, modificar el valor en la celda del libro en la fila del cliente.

    ../../_images/scrServNovClientesCambiarCantidad.png

    Cambio de una cantidad para un cliente

  9. Para visualizar la cantidad de libros a enviar, seleccionar la solapa Totales. Se mostrarán los totales a enviar por libro y por modelo.

    ../../_images/scrServNovTotales.png

    Solapa Totales

  10. Presionar el botón Aceptar. Se generarán los pedido o remitos correspondientes al servicio de novedad.

    ../../_images/scrServNovAcept.png

    Generar servicio de novedades

    Luego de generar los documentos, el sistema propone abrir la pantalla con los documentos generados.

  11. Si se generan remitos, pueden imprimirse en forma masiva. Para esto, realizar los siguientes pasos:

    1. Seleccionar los remitos que se desean imprimir.

    2. Seleccionar la opción de menú Ventana Activa ‣ Imprimir Remitos o el ícono /icons/imprimir.png de la barra de herramientas.

  12. Si se generan pedidos, puede generarse un reporte de modelos para realizar la preparación de los mismos.

    Este reporte es de suma utilidad para el armado de los paquetes a enviar, porque agrupa los pedidos según la cantidad de libros. Indica, por ejemplo, que hay que preparar 10 pedidos de 5 ejemplares de un libro y tres de otro, 15 pedidos de un ejemplar de un libro, etc.

    Para genear el reporte de modelos de pedidos, realizar los siguientes pasos:

    1. Seleccionar la opción de menú Ventas ‣ Reportes ‣ Modelos de pedidos.

    2. Seleccionar el filtro de pedidos a preparar.

    3. Presionar el botón Aceptar.

    Nota

    Los nombres de los modelos de categorías de servicio de novedad no se corresponden con los nombres de los modelos del reporte. Estos tienen un nombre generado aleatoriamente.

2.21.10. Categorías de servicio de novedades

2.21.10.1. Creación de categorías de servicio de novedad

  1. Seleccionar la opción de menú Ventas ‣ Otros ‣ Categorías de Servicio de Novedad. Se abrirá la pantalla de edición de categorías de servicios de novedad.

  2. Crear, modificar o borrar las categorías de servicios de novedad.

2.21.10.2. Asignación de una categoría de servicio de novedad a un cliente

  1. Ingresar a la ficha del cliente al cual se le quiere asignar una categoría de servicio de novedad. Ver ¿Cómo modificar la ficha de un cliente?

  2. Seleccionar la solapa Distribución.

  3. Dentro de la solapa Distribución, seleccionar la opción deseada en el campo Categoría Serv. Nov..

    ../../_images/scrServNovClient.png

    Solapa Distribución en la pantalla de modificación de la ficha de cliente

  4. Presionar el botón Aceptar.

2.21.11. Lotes de Devolución

Nota

Lotes de devolución Esta herramienta simplifica, el registro de las devoluciones de clientes, sea de libros consignados o facturados. Un lote de devolución representa un conteo de libros devueltos, que puede ser ingresado desde el depósito al contar los libros.

Al ingresar el lote de devolución, se crearan automáticamente las devoluciones de los libros consignados, regresando los ejemplares al stock y detectando las diferencias entre los remitos y las cantidades recibidas. Para los libros no consignados, se habilita la generación de la nota de crédito desde la consulta de lotes de devolución.

Los objetivos del trabajo con lotes de devolución son:

  1. Simplificar la carga de las devoluciones de clientes

  2. Permitir el rápido ingreso de los libros al stock al realizar automáticamente la devolución

  3. Registrar las diferencias entre el remito que envió el cliente y la cantidad que efectivamente llegó

2.21.11.1. Creación del lote de devolución

Los lotes de devolución se ingresan desde el menú Ventas ‣ Lotes de Devolución

../../_images/LD1.png

Ingreso de Lote de Devolución

Desde la consulta de Lotes de devolución, seleccionar el icono /icons/22nuevo.png o seleccionar Nuevo Lote de Devolución.

../../_images/LD2.png

Ingreso de Lote de Devolución

En la ventana para ingresar un nuevo lote de devolución, se debe indicar los siguientes datos:

  • Datos de documento: fecha, sucursal, etc.

  • Cliente

  • Número

  • Número de remito del cliente

  • Items: por cada item se ingresa la cantidad física recibida y la que figura en el remito del cliente

../../_images/LD3.png

Ingreso de Lote de Devolución

Al guardar el lote de devolución, se crearán las devoluciones teniendo en cuenta la consignación. Los libros del lote se asignan, primero a la consignacion, y los sobrantes quedan a la espera del análisis para realizar las notas de crédito correspondientes.

../../_images/LD4.png

Remito del Cliente en el Lote de Devolución

Desde la consulta de Lotes de Devolución es posible acceder al remito de devolución generado (desde el vinculo, que lo abrirá en una nueva solapa) y a la vista del remito del cliente (click derecho, Vista Remito del Cliente)

../../_images/LD5.png

Remito de Devolución generado por lote de devolución

2.21.11.2. Búsqueda de Lotes de Devolución

En la consulta de lote de devolución se puede ver:

  • Cliente

  • Número de Lote

  • Número de remito del cliente

  • Fecha de remito del cliente

  • Devoluciones asociadas

  • Notas de Credito asociadas

  • Status: Pendiente, Cerrado (se considerea cerrado si TODOS sus ítems están incluídos devoluciones, notas de crédito o están rechazados.

  • Por cada ítem:
    • Libro

    • Cantidad (puede ser 0)

    • Cantidad en el remito del cliente (puede ser 0)

    • Cantidad rechazada (siempre menor a cantidad, inicialmente 0)

../../_images/LD6.png

Lote de Devolución

2.21.11.3. Nueva Nota de Crédito a partir de un lote

Desde la búsqueda de Lotes de Devolución se pueden generar las Notas de Créditos, seleccionando un lote de devolución y haciendo click en el botón de la barra de herramientas /icons/NuevaNotaCredito.png (se abrirá una pantalla de creación de Notas de Crédito en cuenta corriente con todos los datos posibles cargados).

../../_images/LD7.png

Nueva Nota de Crédito

Al guardar las Notas de Crédito se actualiza el estado del Lote de Devolución si ya se asignaron todos sus ítems.

../../_images/LD8.png

Vista del lote de devolución despues de generar la nota de crédito

2.21.11.4. Listado de reubicación

Al crear el lote de devolucion, se puede imprimir el listado de reubicación. Este reporte muestra los libros incluidos en el lote, que están en condiciones de ingresar al stock, ordenados por Ubicación y código.

../../_images/LD10.png

Listado de Reubicación

2.21.11.5. Modificar cantidad del remito del cliente

La cantidad del remito del cliente se puede modificar desde las vistas en la busqueda de Lotes de Devolución.

../../_images/LD11.png

Modificar la cantidad del remito del cliente

2.21.11.6. Modificar cantidad rechazada

La cantidad de ejemplares rechazadas, en los libro que todavía no fueron asignados, también se puede modificar desde las vistas en la búsqueda de Lotes de Devolución. Este cambio actualiza el estado del Lote de Devolución, cerrandolo si ya no quedan items.

../../_images/LD12.png

Modificar la cantidad rechazada

2.21.12. Cobranzas

  1. Para cargar el recibo que registra un pago de facturas pendientes, ir a la opción de menú Ventas ‣ Recibos.

  2. Pulsar el ícono /icons/22vta_recibo.png en la barra de herramientas. Se abrirá la pantalla de Nuevo Recibo:

    ../../_images/NuevoReciboVentas.png

    Pantalla Nuevo Recibo

  3. Una vez que se elige el cliente aparecen sus facturas pendientes. Seleccionándolas, con el botón Agregar se pasan a la parte inferior, donde se visualizan las que serán pagadas. Asimismo, pueden hacerse pagos parciales que se indicarán mediante el botón Pago parcial. Luego, en la solapa Formas de pago, al elegir la forma de pago aparecerá el importe parcial a pagar.

2.21.13. Impresión de recibos

El sistema puede configurarse para definir el comportamiento de la impresión de recibos luego de su creación: que siempre se imprima, que pregunte, o que no se imprima.

En general, si los recibos se imprimen desde el sistema, se deja la configuración Preguntar antes de imprimir. Si los recibos se hacen manualmente y luego se pasan al sistema, la configuración se deja en No imprimir.

Este comportamiento se configura en la pantalla de Nuevo Recibo, menú Ventana Activa ‣ Modo de impresión. La opción queda guardada en la configuración del usuario.

Independientemente de este comportamiento, el recibo puede reimprimirse desde la consulta de recibos Ventas ‣ Recibos, seleccionando el recibo y presionando el botón Imprimir /icons/22imprimir.png .

../../_images/saleReceiptPrinting.png

Selección del modo de impresión de recibos